Stichting Pensioenfonds IBM Nederland verzamelt en verwerkt persoonsgegevens. Niet alleen om de pensioenovereenkomst goed uit te kunnen voeren, maar ook om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen en om onze diensten te kunnen verbeteren. Contractuele bepalingen brengen mee dat wij hiervoor gegevens van u en van andere partijen moeten ontvangen. Wij verwerken de gegevens van (gewezen) deelnemers, (gewezen) partners, wezen, pensioengerechtigden, hun wettelijk vertegenwoordigers en de aangesloten werkgevers.
Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens. Wij zorgen dat we niet meer gegevens verzamelen dan nodig en dat onbevoegden geen toegang hebben tot gegevens. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen diefstal, verlies of onrechtmatig gebruik. Wij zijn open en duidelijk over wat we doen en maken het voor u eenvoudig om uw gegevens in te zien en aan te passen. Wij werken niet op basis van geautomatiseerde besluitvorming.
Afhankelijk van uw situatie kunnen wij van de volgende partijen gegevens over u en/of uw dienstverband ontvangen:
- Basisregistratie Personen (BRP)
- (Voormalige) werkgever(s)
- Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
- Kamer van Koophandel (KvK)
- Andere pensioenuitvoerders
- U zelf
- Belastingdienst
- Het CAK
- Een door u ingeschakelde financiële planner
- Deurwaarders en andere gerechtelijke instanties die vorderingen op deelnemers beheren.
Wij kunnen de volgende (bijzondere) (persoons)gegevens verwerken:
- Voor- en achternamen
- Geslacht
- Geboortedatum
- Burgerservicenummer (BSN)
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Pensioennummer
- Bankrekeningnummer
- Burgerlijke staat
- Gegevens over uw (voormalige) dienstverband(en)
- Salaris
- Aanspraken / pensioenrecht
- Indicatie gemoedsbezwaard
- Biometrische gegevens, als u een kopie van uw identiteitsbewijs heeft verstrekt
- Gegevens over arbeidsongeschiktheid
- Gegevens over uw kinderen
- Overige (persoons)gegevens die u actief verstrekt digitaal, in correspondentie en telefonisch
- IP-adres
- Internetbrowser en apparaat type
- Gegevens over uw activiteiten op onze website
- Voorkeurstaal
- Opname van telefoongesprekken van klantcontactmomenten
- Handtekening
- Bewijs van in leven/attest de vita
- Beleggingsprofiel/risicoprofiel
Waarom we uw gegevens nodig hebben
Stichting Pensioenfonds IBM Nederland is contractueel verplicht om de pensioenovereenkomst uit te voeren. Om dit op de juiste wijze te kunnen doen verwerken we uw (persoons)gegevens voor de volgende doelen:
- Vaststellen van de hoogte van en uitbetaling van pensioenaanspraken en -uitkeringen
- Berekenen, vastleggen en innen van premies
- Behandelen van klachten, geschillen of juridische procedures
- Voorkoming van fraude
- Statistische analyses
- Adequate communicatie met u
Delen met andere partijen
Stichting Pensioenfonds IBM Nederland deelt uw persoonsgegevens met verschillende andere partijen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met partijen die uw gegevens in onze opdracht verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Deze partijen mogen alleen voor de afgesproken doeleinden uw persoonsgegevens verwerken en alleen in overeenstemming met de wet en onze uitdrukkelijke instructies. Op die manier zorgen wij voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Stichting Pensioenfonds IBM Nederland blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Stichting Pensioenfonds IBM Nederland verwerkt uw gegevens niet buiten de EU.
De uitvoering van de pensioenadministratie doet Stichting Pensioenfonds IBM Nederland zelf. Uw gegevens worden daarvoor intern verstrekt aan medewerkers van het pensioenfonds. Wij maken daarbij ook gebruik van leveranciers voor onder andere de ontwikkeling en beheer van de ICT systemen. Aangezien de gegevens in deze ICT systemen staan, hebben deze dienstverleners onder toezicht en verantwoordelijkheid van ons mogelijk toegang tot uw persoonsgegevens. Voor de verzending van poststukken wordt eveneens gebruik gemaakt van de dienstverlening van leveranciers. Bij het aanmaken, printen en verzenden van poststukken kan een leverancier mogelijk (tijdelijk) toegang hebben tot uw persoonsgegevens.
Naast bovenstaande dienstverleners is het mogelijk dat we (incidenteel)gegevens verstrekken aan andere dienstverleners. Al deze diensten staan in het teken van de uitvoering en verbetering van onze taak als pensioenuitvoerder. Daarbij hanteren wij geen commerciële doelstelling.
De partijen waarmee uw (persoons)gegevens gedeeld kunnen worden, zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:
Toezichthouders, zoals de Nederlandse Bank en de AFM
- Overheidsinstanties, zoals de belastingdienst, een gemeente, politie/justitie, CBS, rechterlijke macht
- Uitkeringsinstanties, zoals UWV
- Incasso-/debiteurenpartijen
- Herverzekeraars
- (Voormalige) werkgever(s) en hun gemachtigden
- Mailingverwerkers/Drukkerijen
- Archiefopslagen
- Controlepartijen bijvoorbeeld voor het uitvoeren van looncontroles
- ICT database/website beheer- en onderhoudsbedrijven
- IT Securitybedrijven
- Onderzoekspartijen
- Accountants/actuariskantoren voor assurance doeleinden
- Ombudsman pensioenen
- Andere pensioenuitvoerders en de stichting pensioenregister
Hoe lang we uw gegevens bewaren
Stichting Pensioenfonds IBM Nederland bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is en binnen de wettelijke bepalingen om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. Omdat we te maken hebben met langlopende pensioenverplichtingen kan dat een hele lange periode zijn. We bewaren de persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst in ieder geval totdat 25 jaar zijn verstreken na het einde van uw recht op pensioen. Als wij uw gegevens niet meer nodig hebben, dan verwijderen wij de gegevens.
Opnemen van telefoongesprekken
Stichting Pensioenfonds IBM Nederland kan telefoongesprekken opnemen. Deze opnames worden onder andere gebruikt voor trainings- en coachingsdoeleinden, maar ook voor onderzoek naar verdachte opdrachten en transacties of voor de bestrijding van fraude. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden. Binnen de bewaartermijn heeft u recht op een weergave van het telefoongesprek.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien en aan te passen (corrigeren). In bepaalde gevallen kunt u ons daarnaast vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, uw gegevens te wissen of om uw gegevens over te dragen aan een andere zogenoemde verwerkingsverantwoordelijke.
Intrekken toestemming
Om uw pensioenregeling goed uit te kunnen voeren hebben wij bepaalde persoonsgegevens uiteraard nodig. Maar dit geldt niet voor alle gegevens die wij verwerken. U kunt ons daarom vragen om uw gegevens voor bepaalde situaties niet meer te gebruiken. Als u bijvoorbeeld niet wilt dat wij u bellen of e-mailen of als u een belangrijke persoonlijke reden heeft waarom u niet wilt dat wij uw gegevens gebruiken.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verwijdering of overdracht sturen naar info@spin.nl. Dit e-mailadres kunt u ook gebruiken om uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens in te trekken. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Zorg ervoor dat op deze kopie de pasfoto en het Burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar zijn gemaakt. Dit ter bescherming van uw privacy. Stichting Pensioenfonds IBM Nederland zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
Klachtrecht
Als Stichting Pensioenfonds IBM Nederland niet voldoet aan uw verzoek tot inzage, correctie, beperking, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens, dan kunt u hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht uw klacht niet naar tevredenheid worden opgelost, dan kunt u hiertegen in beroep te gaan bij de rechter.
Beveiliging
Stichting Pensioenfonds IBM Nederland neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging ervan tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
Links
Onze website bevat links naar andere websites. Deze privacyverklaring heeft geen betrekking op de gelinkte websites. Lees daarvoor de privacyverklaring van de gelinkte website.
Contact
U kunt ons en onze privacy officer bereiken via:
Website: www.spin.nl
Telefoonnummer: 020-347 2722
E-mailadres: info@spin.nl
Postadres: Stichting Pensioenfonds IBM Nederland
Postbus 342
1180 AH AMSTELVEEN
Cookies
Stichting Pensioenfonds IBM Nederland maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt geplaatst als u de site raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de site. Lees meer over cookies in onze cookieverklaring.
Wijzigingen privacyverklaring voorbehouden
Stichting Pensioenfonds IBM Nederland behoudt zich het recht voor de privacyverklaring te wijzigen. Elke verandering wordt op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring met regelmaat te lezen. Deze pagina is voor het laatst opgemaakt op 10 oktober 2023.